20 Bí quyết khi lựa chọn sản phẩm phần mềm

Những bí quyết này rút ra từ những kinh nghiệm của những người đã từng mua và sử dụng  phần mềm và ở một khía cạnh nào đó nó sẽ giúp ích cho những người đang quan tâm đến việc sẽ quyết định lựa chọn phần mềm nào cho mình.

1. Chỉ nên mua sản phẩm phần mềm có danh tiếng với một mạng lưới hỗ trợ sau bán hàng ở phạm vi rộng. Trên thị trường ngày nay có hàng trăm nhãn hiệu sản phẩm phần mềm đang lưu hành nhưng chỉ có khoảng 10 đến 20% trong số đó thực sự hoạt động phục vụ trên 80% các hoạt động kinh doanh toàn thế giới. Có nhiều nguyên nhân, thứ nhất những chương trình này đã được kiểm chứng qua nhiều năm với việc nâng cấp thường xuyên và người sử dụng đã rất yên tâm với mức độ ổn định của sản phẩm, dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng cùng với cả một đội ngũ tư vấn cũng như một hệ thống phân phối luôn sẵn sàng cung cấp và hỗ trợ kỹ thuật cho sản phẩm này. Nếu trong trường hợp bạn không hài lòng với nhà cung cấp địa phương ( hoặc nhà cung cấp đó không còn cung cấp sản phẩm nữa) bạn vẫn có thể tìm một nhà cung cấp khác một cách dễ dàng. Như vậy một lựa chọn khôn ngoan sẽ giảm được vô số rủi ro có thể xảy ra sau khi mua sản phẩm.

2. Vạch ra những nhu cầu thực tế cần thiết trước khi bắt đầu tìm kiếm sản phẩm phần mềm cho mình,

Có một thực tế hầu hết các nhà quản lý đều có tâm lý chờ đợi cho đến khi có người cung cấp giới thiệu về sản phẩm phần mềm của họ thì mới thực sự bắt đầu xem xét những nhu cầu của mình. Điều này sẽ dẫn đến một tình trạng là việc đưa ra những quyết định vội vàng, không đủ thời gian xem xét cẩn trọng việc nào sẽ được ưu tiên trước cũng như việc thống nhất với nhân viên về việc gì cần phải làm.

Khi vạch ra những nhu cầu thực tế của công ty các nhà quản trị cần gẵn những nhu cầu đó với một hoặc toàn bộ các điểm sau:

+ Chiến lược phát triển

+ Những phân tích cụ thể: Điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức)

+ Việc ứng dụng Internet

+ Kế hoạch thúc đẩy thương mại điện tử

+ Xem xét yêu cầu thông tin hiện tại giữa các phòng ban và những cơ hội cho sự phát triển

+ Xem xét yêu cầu của những khâu quản lý dữ liệu then chốt

+ Nhu cầu về nhân lực cho việc truy cập các dữ liệu tại các khâu của dây chuyền hoạt động

+ Báo cáo hoạt động của công ty cũng như việc kiểm toán

+ Nhu cầu báo cáo tài chính hiện tại cũng như dự đoán trong tương lai

3. Sử dụng những người tư vấn chuyên sâu khi cần thiết.

Để đưa ra quyết định đúng đắn về lựa chọn sản phẩm phần mềm đôi khi cần phải có sự tư vấn và phân tích chuyên sâu của các chuyên gia phần mềm.

4. Tránh sử dụng các sản phẩm phần mềm mua lại của người sử dụng khác.

Đúng vậy, đôi khi những sản phẩm này là miễm phí nhưng bạn nên nhớ rằng những sản phẩm này chỉ phục vụ cho nhu cầu của riêng họ, và tất nhiên bạn sẽ mất đi cơ hội lựa chọn và so sánh các nhà phân phối cho nhu cầu của riêng bạn mà lẽ ra bạn có quyền đó.       

5. Đánh giá nhà cung cấp bằng việc yêu cầu họ theo một chương trình giới thiệu (demo) được chuẩn bị trước. Bạn đã quen với thuật ngữ “ giới thiệu theo sự chuẩn bị trước (scripted demo)”? Nếu chưa, thì bạn đang sẵn sàng với những nhà cung cấp khi họ bước vào để giới thiệu sản phẩm của họ. Một sự giới thiệu chuẩn bị trước cũng không khác gì hơn là một kịch bản chi tiết cho những nhà cung cấp để họ dựa vào đó mà giới thiệu sản phẩm của mình. Một cách lý tưởng là cùng với các dữ liệu quản lý, giao dịch, mã sản phẩm, báo cáo vân vân của nhà cung cấp là các dữ liệu thật của bạn. Nói cách khác nó sẽ mô phỏng nhu cầu vận hành thực sự của bạn. Cũng chẳng mất nhiều thời gian để chuẩn bị một bản giới thiệu theo kịch bản nhưng nó thực sự chiếm một lượng thời gian đáng kể đối với các nhà cung cấp để trả lời các đòi hỏi của bạn. Tuy nhiên luôn phải nhớ rằng những hoạt động này sẽ buộc bạn phải suy nghĩ kỹ càng các chi tiết của những cái bạn thực sự cần và cũng buộc những nhà cung cấp tương lai cũng phải thực hiện các bước chuẩn bị rất kỹ càng cho buổi giới thiệu. Được như vậy thì chính các nhà cung cấp đã chứng tỏ rằng họ xứng đáng là một đối tác tương lai của bạn.

6. Chú trọng đến cả những tính năng nhỏ nhất chứ không chỉ là nhứng đặc tính lớn. Thường có một khuynh hướng là chỉ tập chung vào các hạng mục lớn như các báo cáo tài chính, quản lý tồn kho tích hợp đơn mua... Nhưng đối với các tính năng nhỏ thì sao ( ví dụ như làm sao để tìm được các bản ghi trong quá trình tìm kiếm đối tượng). Một số hệ thống thực sự làm những công việc đó tốt hơn nhiều các hệ thống tương tự khác. Một điểm quan trọng nữa mà hầu hết bị bỏ qua là làm sao loại bỏ được một số giao dịch trong hệ thống. Làm trống các hoá đơn, séc của người cung cấp hoặc hoá đơn mua có thể là rất dễ dàng hoặc tương đối khó khăn tuỳ thuộc vào từng loại sản phẩm. Đây là nhứng giao dịch lặp đi lặp lại mà bạn thực sự muốn nó dễ dàng hơn cho người vận hành.

Cách tốt nhất để làm rõ những cái ít rõ ràng, nhưng lại là những đặc tính quan trọng là phải nói chuyện trực tiếp với những cá nhân thực hiện các tác vụ. Họ khá quen với những tác vụ phức tạp  và thực sự thích nói với bạn về chúng.

7. Hãy sử dụng những tuỳ chọn tương thích khách hàng “phi trực tuyến” để hoàn thành những tính  toán phức tạp. Giả sử bạn có một cấu trúc trả hoa hồng rất phức tạp và  liên quan đế rất nhiều sự tính toán bất thường. Bạn có thể rất dễ bị thuyết phục để mua những hệ thống mà đáp ứng được ngay cái bạn cần nhưng điều này sẽ đơn giản hơn rất nhiều nếu bạn thực hiện những thay đổi phi trực tuyến. Lấy một ví dụ điều này có thể liên quan đến việc xuất các dữ liệu cần thiết đến bảng tính cho việc tính toán và sau đó in ra nhứng khoản hoa hồng trên bảng báo cáo bên ngoài. Nó thực sự không được mỹ mãn nhưng nó có thể tiết kiệm chi phí rất nhiều so với việc thay đổi mã chương trình.

8. Tránh thay đổi mã nguồn bất cứ khi nào có thể. Thay đổi mã chương trình đồng nghĩa với việc nâng cấp chương trình, để hoàn thành là tương đối phức tạp  và bạn sẽ phải phụ thuộc rất nhiều vào các lập trình viên bên ngoài. Việc thay đổi sử dụng “đầu trước” hay “đầu sau” sẽ ít rủi ro và tốn kém hơn nhiều so với việc viết lại mã chương trình. Một ví dụ của giải pháp đầu trước “front end” có thể là một chương trình viết hoá đơn thường lệ mà cho phép bạn vào các dữ liệu theo cách bạn muốn và chuyển thông tin đến các trường dữ liệu trong hệ thống kế toán. Một giải pháp đầu cuối “back end” có thể liên quan đến việc trích dữ liệu ra cho mục đích báo cáo đặc biệt hoặc phân tích mà không thể thực hiện trong chính hệ thống kế toán.

9. Tích hợp kế hoạch kinh doanh với việc lựa chọn phần mềm. Đối với một số hãng điều này sẽ chẳng có ý nghĩa gì ngoài việc chờ đợi sự quyết định của các tổng giảm đốc để xem kế hoạch kinh doanh trong 3 hoặc 5 năm tới. Điều này chắc chẵn sẽ liên quan đến những vấn đề mà thậm chí chưa bao giờ được nghĩ tới bởi những người đang vận hành phần mềm hiện tại. Nó có thể liên quan đến khách hàng, thị trường, thương mại điện tử và các vấn đề khác mà là nhân tố chính trong sự phát triển của công ty.

10. Đừng vội tin nhứng gì người bán hàng nói cho đến khi anh ta chứng minh được nó. Bạn đã từng bao giờ nghe về câu tục ngữ: chúng ta mua người bán hàng chứ không phải mua sản phẩm. Thực vậy, nó rất đúng trong rất nhiều trường hợp. Bạn phải đủ tỉnh táo để đánh giá bản chất thực sự đằng sau nhứng lời chào hàng hấp dẫn và người bán hàng lịch lãm và duyên dáng. Thông thường các chuyên gia bán hàng lại không phải là những chuyên gia giỏi về sản phẩm. Chúng ta đã từng nghe về rất nhiều trường hợp khi người bán hàng giới thiệu về sản phẩm của họ thiếu chính xác, phần lớn không phải họ không trung thực mà đơn giản bởi vì họ thực sự không biết và chưa bao giờ thử thách qua sử dụng chúng. Luôn luôn yêu cầu người bán hàng chứng minh sự thực, đó mới thực sự là một sự giới thiệu sản phẩm tốt nhất.

11. Chú trọng đến vấn đề chuyển đổi dữ liệu. Khi lựa chọn sản phẩm phần mềm, người sử dụng thường cho rằng họ có thể chuyển dữ liệu của họ từ hệ thống cũ sang hệ thống mới mà chẵng có khó khăn gì. Và những người bán hàng cũng nhanh chóng xác thực điều đó. Sự thực hoàn toàn khác, việc chuyển dữ liệu luôn là một vấn đề đau đầu nhất khi đặt vào một hệ thống mới và thường phải yêu cầu một chương trình chuyển đổi dữ liệu riêng để thực hiện việc chuyển đổi này. Thậm chí sau đó chẳng có gì bảo đảm rằng dữ liệu sẽ được chuyển một cách thông suốt mà không có rắc rối khó khăn nào xảy ra. Hãy đảm bảo chắc chắn để nhận được một xác nhận cụ thể trong việc dữ liệu nào chính xác được chuyển và kiểm  tra thật kỹ càng sau khi chuyển đổi. Đôi khi cũng cần đến việc chuyển đổi mã dữ liệu và mã tương tự, và nó cũng là sự chuyển đổi ít thấy để đảm bảo mọi thứ sẽ không bị nhầm lẫn.

12. Tránh mua vượt quá nhu cầu. Có lẽ một rủi ro lớn nhất hiện nay đối với những người mua phần mềm là việc không phải họ mua phải phần mềm chất lượng tồi mà họ mua vượt quá nhu cầu thực sự. Việc mua một sản phẩm nhãn hiệu uy tín có thể mang lại một cảm giác an toàn nhưng nếu sản phẩm vượt quá nhu cầu thực sự của bạn và đòi hỏi công tác đào tạo và trợ giúp hơn nhiều các sản phẩm đơn giản khác thì bạn có thể  tiêu phí gấp đôi thậm chí gấp ba số tiền cần thiết để đáp ứng nhu cầu của bạn.

13. Đánh giá người lập báo cáo phải hết sức cẩn thận. Một lý do thường thấy nhất để  mua một phần mềm mới là việc truy cập dữ liệu tốt hơn hoặc bảo trì dễ dàng hơn. Tuy nhiên việc truy cập dữ liệu phụ thuộc rất nhiều vào người  lập báo cáo. Bạn có thể yêu cầu nhà cung cấp hướng dẫn  làm sao bạn có thể chuẩn bị một báo cáo cụ thể. Một trong những than phiền mà chúng ta thường thấy nhất là việc không đánh giá hết sự quan trọng của người lập báo cáo, mà chỉ cho rằng đó là những thao tác dễ dàng và đơn giản. Trong thực tế, một số người lập báo cáo cần đòi hỏi một mức kỹ năng lập trình nhất định. Dành một chút thời gian nhìn vào các thao tác của một người lập báo cáo mà bạn sẽ tuyển dụng và bạn sẽ thấy nó cần những gì để có một báo cáo thông thường.

14. Đừng nhầm lẫn giữa cái bạn muốn và cái bạn cần. Rất nhiều công ty vội vàng và cố gắng tìm kiếm những đặc tính tiến tiến nhất mà họ được mời chào bởi những nhà cung cấp nhưng thực sự chẳng đến mức cần thiết cho họ. Một ví dụ có thể là các khả năng quản lý tiền mặt hiện đại hay những thuật toán quản lý hàng tồn kho hấp dẫn. Và kết cục bạn sẽ phải trả rất nhiều chi phí cho việc này như chi phí cho phần mềm, chi phí đào tạo,... Hãy có một thái độ đúng mực đối với bạn và phải biết rõ cái gì bạn thực sự cần và làm sao lựa chọn một giải pháp tốt nhất cho hoạt động kinh doanh của bạn.

15. Những chi phí ẩn. Mua một hệ thống mới có thể sẽ có rất nhiều chi phí ẩn mà bạn chưa ước đoán hết. Những chi phí này bao gồm bảo trì phần mềm, mua phần cứng mới, chi phí chuyển đổi, đào tạo nhân viên, và nhiều chi phí khác. Theo kinh nghiệm, bạn sẽ phải chi gấp hai hoặc ba lần chi phí bỏ ra cho bản thân sản phẩm phần mềm đối với toàn bộ công việc lắp đặt.

16. Kế hoạch, kế hoạch, kế hoạch quá trình thực hiện của bạn và cho phép đủ thời gian. Rất nhiều người sử dụng rơi vào tình trạng tiến thoái lưỡng nan khi họ cố gắng đẩy nhanh quá trình lắp đặt phần mềm của họ. Thực tế cho thấy không phải mọi thứ đều dễ dàng khi lắp đặt phần mềm mới. Điều này đúng thậm chí cho nhứng doanh nghiệp nhỏ với qui mô hoạt động đơn giản. Hãy luôn nhớ có rất nhiều chi tiết nhỏ đòi hỏi thời gian để lập kế hoạch chi tiết. Bạn sẽ cần sự hợp tác của tất cả nhân viên để làm việc này.

17. Hãy thảo luận kỹ càng với các thành viên chủ chốt trong tổ chức của bạn. Thật dễ dàng đối với các nhà quản trị để nói- được rồi, chúng ta sẽ có một hệ thống kế toán mới với những tính năng ưu việt và tốc độ cao sẽ làm mọi thứ trở nên dễ dàng hơn- nhưng như thế chưa đủ. Bạn phải làm cho các nhân viên trong công ty thực sự tham gia tích cực vào quá trình ra quyết định, nếu không họ sẽ không cảm thấy họ thực sự sở hữu hệ thống này. Nguyên tắc cơ bản này là đặc biệt quan trọng khi áp dụng một phần mềm mới, bởi vì tất cả nhứng người liên quan trong nguồng máy vận hành đều có thể ngầm phá hoại phần mềm mới hoặc bằng cách thờ ơ với nó, hoăc sợ sử dụng nó, hoặc sử dụng nhầm lẫn các tính năng... Bạn sẽ thắc mắc tại sao mọi người lại làm vậy. Đơn giản bởi vì tất cả họ lãng quên trong quá trình ra quyết định. Bỏ qua sự tham gia của nhóm quản lý cấp dưới và nhân viên vận hành trong quá trình lựa chọn phần mềm là một lỗi hết sức nghiêm trọng.

18. Hãy lựa chọn một người chuyên trách phần mềm trong công ty bạn. Mục tiêu chính của người này  là đảm bảo hệ thông được vận hành và phục vụ cho mọi người. Cá nhân này phải có kỹ năng giao tiếp tốt cũng như một số kỹ năng công nghệ máy tính. Anh ta hoặc cô ta cũng cần phải có kiến thức cập nhật về công nghệ thông tin để có thể nhận biết đâu là bản chất thực sự đối với sản phẩm phần mềm mà người bán hàng chào cho họ.

Các nhà cung cấp đêu cố gắng tạo ra sự lo lắng, bất ổn định và sự nghi ngờ để nhận được các hợp động từ nơi bạn. Bạn cần phải có một ai đó trong số nhân viên của mình có thể  nhìn thấu được những ma trận tâm lý này.

19. Đừng cố gắng tự động hóa khi hệ thống hiện tại gặp sự cố. Rất nhiều công ty cho rằng họ có thể giải quyết sự cố phần mềm một cách đơn giản bằng việc đưa vào một hệ thống mới. Điều này chẳng khác gì đổ giầu vào lửa. Đừng bao giờ nghĩ tới việc lấp đặt một hệ thống mới khi hệ thống hiện tại của bạn đang vận hành suôn sẻ.

20. Điều tra nhà cung cấp của bạn cẩn thận và căn kẽ. Phải biết rõ bạn đang làm việc với ai trong việc lắp đặt phần mềm mới. Sẽ có sự khác biệt rất lớn trong chất lượng và năng lực của các nhà cung cấp phần mềm. Đảm bảo tham chiếu đến rất nhiều khách hàng khác và chắc chắn có một sự thống nhất giứa nhân viên và người có trách nhiệm chính.